Папка, за которую штрафуют на 400 тысяч

Кто обязан вести воинский учёт - и при чём тут численность

Главное заблуждение звучит так: «у нас маленькая фирма, нас это не касается». В законе порога по численности нет вовсе. Пункт 7 статьи 8 закона 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» говорит, что организации и их должностные лица исполняют обязанности по организации и ведению воинского учёта. Пункт 9 Положения о воинском учёте (постановление Правительства № 719, действующая редакция от 24 марта 2026 года) добавляет конкретику: учёт по месту работы ведут организации, а за его состояние отвечает руководитель организации.

Оговорок «от пятидесяти человек» или «кроме малого бизнеса» там нет. Поэтому ООО с одним директором-мужчиной запасного возраста уже обязано иметь приказ, карточку и переписку с военкоматом. А индивидуальный предприниматель воинский учёт не ведёт: он не организация, в тексте Положения его просто нет. Разница дорогая. Один и тот же человек с теми же пятью сотрудниками в статусе ИП картотеку не держит, а открыв ООО - держит с первого дня.

Сколько людей выделять на эту работу, определяет пункт 12 Положения. Пока на воинском учёте меньше 500 граждан, хватает одного работника по совместительству. От 500 до 2000 нужен уже освобождённый работник, то есть человек, занятый только учётом и ничем больше; от 2000 до 4000 - двое, дальше по одному на каждые последующие три тысячи. Двое и больше - это уже отдельное подразделение, военно-учётный стол (пункт 13). Численность считают по состоянию на 31 декабря прошлого года.

Для малого бизнеса вывод простой: нужен не отдел, а один человек и приказ, который назначает его ответственным. Обычно это кадровик, бухгалтер или сам директор. Передавать это на сторону тоже можно, но ответственность за состояние учёта по пункту 9 всё равно останется на руководителе.

Кто попадает в картотеку - определяет пункт 14 Положения:

Документы, по которым вы проверяете человека при приёме, перечислены в пункте 28: удостоверение гражданина, подлежащего призыву (в том числе электронное), военный билет или справка взамен военного билета. Показать их мало. Пункт 30 «а» требует проверить подлинность записей, наличие мобилизационного предписания и отметку о постановке на учёт по месту жительства.

Что и в какие сроки уходит в военкомат

Это самая дорогая часть темы: почти все штрафы вырастают из просроченных или неотправленных сведений. Сроки лежат в пунктах 30 и 32 Положения, и считаются они по-разному: три срока в календарных днях, один в рабочих, один в неделях. Перепутать легко. А разница в два-три дня и есть граница между «сдали» и «нарушили».

Отправлять сведения можно не только бумажным письмом. Пункт 32(1) разрешает подавать сведения из подпунктов «а», «б» и «е» через портал госуслуг, подписав их усиленной квалифицированной электронной подписью работника, который ведёт учёт. На практике это удобнее: остаётся машинная отметка об отправке, и спор «мы отправляли - мы не получали» закрывается сам.

Отдельно про миф о «годовом отчёте до 1 ноября», который кочует по статьям и который вам почти наверняка назовёт любая нейросеть. В разделе IV Положения эта дата действительно есть, но смысл другой: до 15 сентября военкомат сам запрашивает у организаций сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, по форме приложения № 6 вместе с анкетами по приложению № 7 - и должен получить их не позднее 1 ноября. Первоначально ставят на учёт юношей 15-16 лет, поэтому такой запрос уходит в основном в школы и колледжи. Если у вас в штате нет подростков и запроса не было, никакого «отчёта до 1 ноября» вы не сдаёте.

Как поднять учёт с нуля: семь шагов

Порядок ниже - то, что реально проверяют. Я выстроил его так, чтобы после каждого шага в папке оставался документ: именно по документам вас и будут оценивать, а не по рассказу о том, что учёт «ведётся».

1. Шаг 1. Посчитать, кто у вас на учётеВыгрузите список работников и отметьте, кто подпадает под пункт 14: мужчины 18-30 лет без службы, все пребывающие в запасе, женщины с военно-учётной специальностью. От этого числа зависит, хватит ли одного совместителя (до 500 человек - хватит) и как часто придёт проверка. Документ в папке: справка-расчёт численности на 31 декабря прошлого года.
2. Шаг 2. Издать приказ и назначить ответственногоПриказ руководителя об организации воинского учёта с назначением конкретного работника и указанием, кто его замещает в отпуске. Ответственность за состояние учёта остаётся на руководителе по пункту 9 Положения, поэтому в приказе логично прописать и контроль за собой. Документ в папке: приказ, лист ознакомления, обновлённая должностная инструкция.
3. Шаг 3. Проверить документы работников и завести карточки формы № 10По пункту 31 Инструкции из приказа Минобороны от 22 ноября 2021 года № 700 (действующая редакция от 9 июля 2025 года) учёт в организациях ведётся по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учёту, - это форма № 10 из приложения № 22. Карточки ведутся и в электронном, и в бумажном виде; вносить изменения в базу и распечатывать их имеет право только работник, который ведёт учёт. Записи о семейном положении, адресе и телефоне делаются карандашом - потому что меняются чаще всего.
4. Шаг 4. Закрыть дыры за прошлые периодыЕсли люди принимались и увольнялись без всяких сведений, отправьте их сейчас, не дожидаясь проверки. Поздняя отправка - это одно нарушение, а отсутствие сведений вообще - нарушение, которое увидят в акте и которое тянется на каждого работника. Документ в папке: экземпляры отправленных сведений с отметкой об отправке или квитанцией с портала.
5. Шаг 5. Сделать план работы на год и календарь сроковПлан по воинскому учёту - первое, что просят на проверке, потому что по нему видно, живой учёт или сделан вчера. В план ложатся даты сверок, обучение ответственного, обновление картотеки. Рядом держите календарь сроков: пять дней, пять рабочих дней, две недели - у каждого свой счёт.
6. Шаг 6. Провести сверкуСначала внутреннюю - свои карточки против документов работников (пункт 32 «г»), потом с военкоматом (пункт 32 «д» и пункт 36 Инструкции): дату и время назначает военкомат той территории, где вы находитесь. В ходе сверки уточняют данные раздела II карточки, фамилию и имя, дату и место рождения, образование, должность, семейное положение и состав семьи, состояние здоровья, прохождение военных сборов, адрес и телефоны. После сверки 100 % карточек в журнале проверок появляется запись.
7. Шаг 7. Положить всё в одно место и назначить дату следующей сверкиКартотека, приказ, план, журнал проверок, копии отправленных сведений, переписка с военкоматом - в одном закрывающемся шкафу или сейфе. Дату следующей проверки военкомат доводит до руководителя не позднее 31 декабря года, предшествующего планируемому, - то есть к концу декабря вы уже знаете, ждать её в новом году или нет.

Шаг 1 - единственный, который не делается за вечер: списки обычно лежат в трёх местах, а категории учёта приходится проставлять руками. Вот запрос, который размечает выгрузку. Обратите внимание: в нём нет ни фамилий, ни номеров документов - только обезличенные строки.

В ответ придёт разметка по категориям и список вопросов к работникам. Проверить нужно две вещи. Не записал ли он в призывники мужчину старше 30 лет и не выкинул ли из учёта женщину с военно-учётной специальностью - на женщинах нейросети ошибаются чаще всего, потому что помнят общее правило «женщины не состоят» и забывают оговорку про специальность.

Второй запрос собирает годовой план и перечень папки. Сроки в нём заданы вручную - и это принципиально: именно их нейросеть переписывает по-своему, об этом ниже.

На выходе - готовый план и перечень документов папки. Сверьте каждую строку со сроками из запроса: если в ответе появились «рабочие дни» там, где вы их не писали, или дата «до 31 декабря» для отчёта, которого нет в списке, - правьте руками, это дорисовка.

Где нейросеть реально помогает, а где только мешает

Воинский учёт - редкий случай, когда польза от нейросети лежит не в тексте документов, а в двух скучных операциях: сверить списки и собрать чек-лист. Формы здесь жёсткие, их всё равно заполнять по инструкции, зато рутину вокруг можно снять.

Первая операция - самопроверка перед визитом военкомата. Проверяют четыре вопроса, они прямо названы в пункте 54 Инструкции: полнота охвата граждан учётом, качество ведения учёта, достоверность сведений в карточках и обеспечение исполнения работниками своих обязанностей по учёту. Оценку ставят по пунктам 59-61 - от «неудовлетворительно» до «отлично». Запрос ниже разворачивает эти четыре вопроса в список того, что можно проверить у себя за вечер.

В ответ придёт чек-лист на 20-25 пунктов. Половину вы закроете сразу, остальное станет планом на неделю. Что проверить в самом ответе: нет ли ссылок на отменённые формы - например, на личную карточку Т-2 с разделом о воинском учёте. По карточкам формы № 10 учёт ведётся с января 2022 года, и упоминание Т-2 в ответе - верный признак, что модель отвечает по старым статьям из интернета.

Вторая операция - сверка. Раз в год вы обязаны сличить карточки с документами работников, и это ровно та работа, где человек засыпает на двадцатой строке: совпадает ли должность, то ли подразделение, тот ли адрес. Две таблицы нейросеть сравнивает быстро и без усталости - при условии, что вы отдаёте ей обезличенные данные.

Ответ даст список расхождений и подсказку, какие из них требуют письма в военкомат. Дальше работа руками: по каждому расхождению из первого списка у вас пять дней на сведения, и этот срок считается от даты изменения, а не от даты, когда вы его заметили при сверке.

А вот чего в этой теме нейросети делать не стоит. Не просите её заполнить карточку формы № 10 по фотографии военного билета: вы отдадите в чужой сервис персональные данные работника вместе с данными о военной службе и здоровье, а это ровно та категория, за которую по 152-ФЗ отвечает компания, а не сервис. Не просите «написать письмо в военкомат вместо сведений по форме»: формы установлены Минобороны по пункту 27 Положения, и свободное письмо их не заменяет. И не спрашивайте у неё сроки - ниже я показываю, что из этого выходит.

Что проверяет военкомат и как часто приходит

Периодичность проверок записана в пункте 57 Инструкции, и она радикально зависит от численности. Организации, где работает или учится больше 500 человек, проверяют ежегодно. Все остальные - не реже одного раза в три года. Дата доводится до руководителя не позднее 31 декабря года, предшествующего планируемому, то есть внезапной такая проверка не бывает: о ней известно за месяцы. Если проверяют по линии штабов военных округов или центральных органов военного управления, дату сообщают не позднее чем за пять рабочих дней до начала.

Смотрят при этом не на наличие папки, а на четыре вещи из пункта 54 - полноту охвата, качество учёта, достоверность сведений в карточках и то, как вы обеспечиваете исполнение работниками их обязанностей. Результат оформляют оценкой: «организация осуществления воинского учёта» получает «удовлетворительно», если требования выполнены и документы разработаны, а общая оценка по пункту 61 не может быть выше, чем оценка полноты и достоверности карточек. Проще говоря, одна аккуратная папка без заполненных карточек ничего не даёт.

Отдельная история - сверка по пункту 36 Инструкции. Она проводится не реже раза в год, время назначает военкомат, и по её завершении в журнале проверок делается запись о том, что сверены 100 % карточек. Если ваши работники стоят на учёте в других военкоматах, по тем же правилам направляются списки граждан, пребывающих в запасе, по форме приложения № 23 - в двух экземплярах, второй с номером и датой отправки хранится в организации в течение года. Этот второй экземпляр - ваш главный аргумент в споре, сдавали вы сведения или нет.

Повестки в 2026 году: что обязан работодатель

С повестками изменилось больше всего, и именно здесь работодатель чаще всего попадает. Пункт 1 статьи 4 закона 53-ФЗ требует от руководителя и ответственных работников трёх вещей: оповещать работников о вызовах военкомата, в том числе поступивших в электронной форме; обеспечивать возможность своевременной явки; направлять сведения, необходимые для ведения учёта.

Слова «в том числе в электронной форме» означают, что ждать бумажного конверта нельзя. По пункту 2 статьи 31 того же закона электронная повестка считается врученной с момента её размещения в личном кабинете гражданина. А если ни один из способов вручения не сработал, повестка всё равно считается врученной - по истечении семи дней с даты размещения в Реестре повесток. Человек может ничего не знать, а срок уже пошёл.

Отсюда следует простая практическая вещь: оповещение должно быть доказуемым. Устное «тебе повестка» в акте проверки не существует - нужен корешок с подписью работника, а если он отказался или отсутствует, составляют акт при двух работниках. Есть и вторая половина обязанности, про которую забывают: обеспечить возможность явки. На практике это значит отпустить человека в указанные в повестке день и время, а не «после отчёта».

Появилось и полезное. Пункты 64-66 Инструкции (введены приказом Минобороны от 9 июля 2025 года) дали две выписки: из Реестра воинского учёта и из общедоступного реестра направленных и врученных повесток. Первая подтверждает, что человек стоит на учёте и в каком именно военкомате. Вторая показывает, какие повестки ему направлялись и какие временные меры к нему применялись. Получить можно четырьмя способами: лично в военкомате, через личный кабинет в Реестре повесток, через портал госуслуг и через МФЦ. Для кадровика это способ проверить данные работника, не гадая по отметкам в военном билете, - пункт 32 Инструкции прямо разрешает уточнять сведения для карточки по выписке из Реестра.

И ещё одна перемена, которую стоит держать в голове: по пункту 1.2 статьи 8 закона 53-ФЗ постановка на учёт, снятие с учёта и внесение изменений теперь происходят путём внесения сведений в Реестр воинского учёта. Бумажные документы работника при этом никуда не исчезли, но первичным становится то, что записано в реестре.

Сколько стоит отсутствие учёта

Суммы в главе 21 КоАП подняли в 2023 году законом 404-ФЗ и с тех пор не меняли - проверено по действующей редакции кодекса от 4 августа 2026 года. Важнее другое: какая статья к кому применяется. В интернете их регулярно путают и пугают компании четырьмястами тысячами из статьи, под которую обычная фирма почти никогда не попадает.

Отсюда понятный приоритет. Если вы успеваете навести порядок только в одном - наведите в оповещении о повестках и в отправке сведений о приёме и увольнении. Первое - самый дорогой состав, который реально применим к компании; второе - самое частое нарушение, потому что пять дней пролетают незаметно, особенно если кадровик уходит в отпуск и его никто не замещает.

Прежде чем писать эту статью, я задал три вопроса бесплатному ГигаЧату в гостевом режиме - от лица того самого директора с четырнадцатью сотрудниками. Нормы к тому моменту у меня уже были выписаны из закона 53-ФЗ, Положения № 719 и приказа Минобороны № 700, так что ответы было с чем сравнить. Общая картина: структура правильная, а почти каждая цифра сдвинута.

Вывод из этого такой: в теме воинского учёта нейросеть - помощник по рутине, но не источник норм. Сверить две таблицы, собрать чек-лист, разложить план по месяцам - пожалуйста. Срок, сумму штрафа и номер формы берите из первоисточника. Любопытно, что ошибался он всегда в одну сторону: срок становился длиннее, а обязанностей больше. Первое опасно. Второе просто тратит ваше время.

• Порога по численности нет: ООО с одним директором ведёт учёт так же, как завод. ИП - не ведёт.
• До 500 человек на учёте достаточно одного работника по совместительству, военно-учётный стол не нужен.
• Приказ о назначении ответственного и его замещающего - первый документ в папке.
• Учёт ведётся по карточкам формы № 10, и в электронном, и в бумажном виде; Т-2 не применяется с января 2022 года.
• Приём, увольнение, изменение данных - пять дней. Не рабочих, а календарных.
• Ответ на запрос военкомата - две недели. Подделки и неисполнение обязанностей - пять рабочих дней.
• Сведения можно отправлять через госуслуги с усиленной квалифицированной подписью ответственного - остаётся машинная отметка.
• Сверка не реже раза в год: сначала со своими работниками, потом с военкоматом по его дате.
• Оповещение о повестке должно быть доказуемым: корешок с подписью или акт при двух работниках.
• Проверка - раз в три года, при штате свыше 500 человек ежегодно; дату сообщают до 31 декабря предыдущего года.
• Самый дорогой состав для компании - статья 21.2 КоАП: 350-400 тысяч рублей за неоповещение о повестке.

Проверка документов воинского учёта начинается в тот же день, когда человек выходит на работу, - порядок оформления приёма разобран в статье Приказ о приёме на работу, а остальные кадровые задачи, которые можно отдать нейросети, собраны в разборе нейросеть для HR. Если хотите готовые формулировки запросов под свои задачи, а не писать их с нуля - заберите бесплатную подборку Библиотека готовых промптов.

Нужно ли вести воинский учёт, если в ООО один директор?

Да. Обязанность организаций вести воинский учёт записана в пункте 7 статьи 8 закона 53-ФЗ и пункте 9 Положения о воинском учёте, и ни там, ни там нет порога по численности. Директор-мужчина призывного или запасного возраста - это уже один человек на учёте, то есть нужны приказ, карточка и сведения в военкомат.

Обязан ли индивидуальный предприниматель вести воинский учёт работников?

Нет. Пункт 9 Положения о воинском учёте возлагает учёт по месту работы на организации, а статья 4 закона 53-ФЗ говорит об обязанностях должностных лиц организаций. Предприниматель - не организация, карточки и картотеку он не ведёт. Но как только тот же человек открывает ООО, обязанность появляется в полном объёме с первого сотрудника.

Сведения о приёме и увольнении подаются в пять дней или в пять рабочих дней?

В пункте 32 «а» Положения о воинском учёте срок записан как «в течение 5 дней» - без слова «рабочих». В рабочих днях считается другой срок: пять рабочих дней на сообщение в военкомат о подделках, неоговорённых исправлениях в документах и о случаях неисполнения гражданами обязанностей по учёту - это пункт 30 «г». Разница в пару дней решает, был штраф или нет.

Нужно ли сдавать списки до 1 ноября, если подростков в компании нет?

Это обязанность по запросу, а не календарный отчёт для всех. Военкомат до 15 сентября запрашивает у организаций сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на учёт, и должен получить их не позднее 1 ноября. Первоначально ставят на учёт юношей 15-16 лет - значит, запрос уходит прежде всего в школы и колледжи. Нет таких работников и запроса не было? Сдавать нечего.

Можно ли вести карточки воинского учёта только в электронном виде?

Нет. Пункт 32 Инструкции из приказа Минобороны № 700 требует вести карточки формы № 10 и в электронном, и в бумажном виде. Вносить изменения в базу и распечатывать карточки имеет право только тот работник, который ведёт воинский учёт. Отметки о сверках в бумажной карточке ставят простым карандашом - так предусмотрено пунктом 33 той же Инструкции.

Что делать, если повестка пришла на уже уволенного сотрудника?

Оповестить его вы не можете. Задача - закрыть свою часть: сообщить в военкомат, что человек уволен. Сведения об увольнении и так должны были уйти в течение пяти дней со дня увольнения, это пункт 32 «а» Положения. Срок прошёл - отправляйте сейчас, приложите письмо о том, что повестку вручить некому, и оставьте в папке копию с отметкой об отправке.