Собрал график отпусков нейросетью: сумма дней сошлась, а июль развалился

Когда нужно утвердить график отпусков на 2027 год

Крайний день - 17 декабря 2026 года. Часть первая статьи 123 Трудового кодекса говорит: график утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Если в компании есть профсоюз, его мнение запрашивают до подписи, а не после, - иначе подпись придётся ставить второй раз.

График обязателен для всех, у кого есть наёмные работники: и для ООО, и для индивидуального предпринимателя, и для микропредприятия, которое отказалось от локальных актов. Сдавать его никуда не нужно - он просто лежит у вас и предъявляется по запросу инспекции.

Форма Т-7 перестала быть обязательной с 2013 года, свою таблицу утвердить можно. Но состав данных от этого не меняется: подразделение, должность, фамилия, количество дней отпуска и запланированная дата начала каждой части. Без запланированной даты график перестаёт быть графиком.

Дальше по срокам: о начале отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели (часть третья той же статьи), а отпускные платят не позднее чем за три дня до начала (статья 136). За нарушения в этой связке инспекция штрафует по части первой статьи 5.27 КоАП: должностное лицо и предприниматель - от 1 000 до 5 000 рублей, организация - от 30 000 до 50 000. Повторное нарушение дороже, вплоть до дисквалификации руководителя.

Кого в графике двигать нельзя

Это первое, что нужно выписать до всякой автоматизации: у части сотрудников право выбрать время отпуска закреплено законом, и лимиты подразделения на них не распространяются. Развести остальных вокруг них - и есть вся задача.

• Работники до 18 лет: 31 календарный день и в удобное для них время (статья 267).
• Совместители: одновременно с отпуском по основной работе (статья 286). Если на основной работе отпуск длиннее, разницу дают без сохранения зарплаты.
• Женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (статья 260).
• Муж в период, когда жена в отпуске по беременности и родам (часть четвёртая статьи 123).
• Один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет (статья 262.1).
• Работники с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему ещё нет 14 (статья 262.2).
• Почётные доноры, ветераны боевых действий, супруги военнослужащих, чернобыльцы - по своим федеральным законам.

Два правила рядом, о которые график спотыкается чаще всего. Первое: делить отпуск можно только по соглашению с работником, и хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней подряд (статья 125). Второе: нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не входят и отпуск на них продлевают (статья 120). Поэтому две недели, начатые 1 января, закончатся 22 января, а не 14-го: восемь новогодних дней в счёт не идут.

В ответ придёт справка со статьями - её удобно держать рядом, пока раскладываете даты. Проверять в ней стоит одно: не подменила ли машина действующую редакцию старой. Ниже покажу, как это выглядит на практике.

Как составить график отпусков за вечер: шесть шагов

Порядок важнее инструмента. Если отдать машине всё сразу - «вот люди, вот пожелания, сделай красиво», - получите таблицу, в которой половина отдела уходит в июле одновременно. Работает другой порядок: сначала вы фиксируете жёсткие условия, потом машина пишет черновик, потом черновик пересчитывают.

1. Шаг 1. Собрать вводные в одну карточкуПо каждому человеку: подразделение, сколько дней положено, есть ли неиспользованные дни за прошлый год, есть ли дополнительный отпуск, какое пожелание по датам. Отдельной строкой - жёсткие условия: сколько человек может отдыхать одновременно в каждом подразделении и в какие недели отпуска не ставим вообще (закрытие года, сезон, инвентаризация).
2. Шаг 2. Отметить тех, кто выбирает самПройдите по списку из предыдущего раздела и поставьте пометку рядом с фамилиями. Это делается руками и до чата: у льготников даты не обсуждаются, вокруг них строится всё остальное. Заодно проверьте, не забыт ли у несовершеннолетнего 31 день вместо 28.
3. Шаг 3. Попросить черновик одним сообщениемЗапрос ниже отдаёт машине карточку целиком и запрещает додумывать: чего не хватает - помечается как «уточнить». На выходе - таблица по форме Т-7 с датами частей и колонкой «причина», почему пожелание сдвинули.
4. Шаг 4. Пересчитать пересечения в НОВОМ чатеЭто не паранойя, а следствие прогона: в том же чате модель проверяет саму себя снисходительно. Копируете готовую таблицу в чистый чат и просите посчитать по календарю, где лимит превышен. Дальше сверяете спорные недели пальцем по календарю сами.
5. Шаг 5. Прогнать таблицу «глазами инспектора»Третий запрос проверяет документ не на удобство, а на закон: срок утверждения, дни у льготников, деление на части, праздники в январе, формулировки без дат. Чужие ошибки машина ловит заметно лучше своих.
6. Шаг 6. Утвердить и запустить срокиМнение профсоюза, подпись руководителя до 17 декабря, ознакомление сотрудников. Дальше график начинает жить сам: уведомление за две недели до каждого отпуска, отпускные за три дня, переносы - заявлением с отметкой в графике.

Ответ приходит готовой таблицей, и первое, что в нём надо смотреть, - не оформление, а колонку с датами. Дальше расскажу, что в этой колонке оказалось у меня.

Что нейросеть собрала на десяти сотрудниках и где сломалась

Прогон 26 сентября 2026 года, гостевой ГигаЧат без входа в аккаунт. Организация и люди выдуманы, персональных данных в чате нет. Дал десять человек: отдел продаж - лимит один отпускник одновременно, склад - двое, с 20 ноября по 31 декабря на складе пик, отпуска туда не ставим. Внутри списка четыре ловушки: сотрудник 17 лет, внешний совместитель с утверждённым отпуском на основной работе, многодетная мать, родитель ребёнка-инвалида. Плюс у одного шесть неиспользованных дней за прошлый год, у другого восемь дней дополнительного отпуска.

Хорошее: таблица пришла за двадцать три секунды, с колонкой «примечание» и списком того, что надо уточнить. Суммы сошлись у всех: 28 и 6 дали 34, 28 и 8 дали 36, у каждого нашлась часть не меньше 14 дней. Совместителя машина поставила ровно в даты основной работы и сослалась на статью 286. Льготников назвала поимённо и со статьями.

Теперь цена этой красоты. В отделе продаж лимит «один человек» нарушен с 5 по 31 июля - двадцать семь дней подряд, а с 20 по 28 июля в отпуске сразу трое. На складе с 10 по 14 августа отдыхают трое при лимите двое. Сотруднику 17 лет поставлено 28 дней вместо положенного 31 - и это при том, что строчкой ниже машина сама процитировала статью 267 про право выбрать время. Многодетной матери в графу «примечание» записано основание «трое детей до 12 лет», хотя в карточке дети 15, 11 и 9, а норма звучит иначе: трое детей до 18, младшему нет 14. Это формулировка из старой редакции статьи.

Отдельно - про выдуманные ограничения. Одного человека машина сдвинула с сентября, объяснив это «пиком отгрузок в сентябре». Никакого сентябрьского пика в задании не было, пик я задал с 20 ноября. При этом другого сотрудника она в тот же сентябрь спокойно поставила. Ещё один перенос обоснован тем, что «в июле на складе уже двое - Ильина и Жуков», хотя Ильиной в июле по её же таблице нет вовсе. То есть и сами переносы, и причины к ним частью взяты из воздуха - а выглядят они в документе абсолютно уверенно.

Почему проверять надо в новом чате

Следующим сообщением я попросил ту же модель проверить собственную работу глазами руководителя: пройти по календарю и выписать дни, когда лимит превышен. Результат честнее, чем ожидалось, - и всё равно недостаточный.

Свои пересечения она нашла: назвала июльское наложение, тройку 20–28 июля и августовскую тройку на складе. Но из четырёх окон нашла три, а найденные посчитала короче, чем они есть: вместо 5–18 июля написала 5–14. Про 31 день несовершеннолетнему не вспомнила ни словом - своя ошибка так и осталась неназванной.

Самое интересное - январь. В четвёртом пункте ответа модель написала: «Все выходные и праздники внутри этих интервалов включены в подсчёт правильно». А в пятом пункте того же ответа объяснила, что праздничные дни с 1 по 8 января в число дней отпуска не включаются и отпуск продлевают, и назвала это своей ошибкой планирования. Два противоположных вывода про одни и те же даты, в одном сообщении, с интервалом в несколько абзацев. Человек, который читает по диагонали, заберёт тот вывод, который попался первым.

Отсюда правило: считает пересечения не тот, кто составлял. Открывайте чистый чат, вставляйте туда готовую таблицу без объяснений и просите пересчитать.

В ответе вас интересуют только даты и фамилии: их вы сверяете с календарём сами. Спорные недели быстрее проверить пальцем по календарю, чем третьим запросом.

Как проверить готовый график глазами инспектора

Третий запрос я прогнал уже на чужом документе: собрал график с восемью типичными ошибками и отдал его в свежий чат. Здесь машина показала себя сильно лучше, чем в роли составителя.

Нашла всё главное: утверждение 28 декабря вместо крайнего 17-го, 28 дней вместо 31 у шестнадцатилетней сотрудницы и ноябрь вместо её выбора, семь частей по четыре дня без обязательного блока в 14 дней, строку «даты будут определены позже», январские праздники в счёт отпуска, тройное пересечение на складе в июне и ознакомление «в день начала отпуска» вместо уведомления за две недели. Назвала статьи и суммы штрафов по статье 5.27 КоАП.

И один раз уверенно ошиблась в опасную сторону. Внешнего совместителя, которому поставили май, когда на основной работе отпуск в августе, она пометила как «нормально» и объяснила, что статья 286 «прямо разрешает» не совпадать. Статья говорит ровно обратное: отпуск совместителю дают одновременно с отпуском по основной работе. В первом чате та же модель прочитала эту статью верно - значит, дело не в незнании нормы, а в том, что каждый ответ собирается заново.

Ответ читайте как список претензий, а не как приговор: каждую формулировку со ссылкой на статью стоит открыть в кодексе. На это уходит десять минут, и именно они отделяют проверенный документ от красиво оформленного.

• Льготники выписаны до чата: до 18 лет, совместители, родители детей-инвалидов, многодетные, женщины до и после декрета.
• У сотрудника до 18 лет стоит 31 день, а не 28.
• У совместителя даты совпадают с отпуском по основной работе.
• У каждого есть часть не меньше 14 календарных дней подряд, деление согласовано с работником.
• Январские и майские даты пересчитаны: праздничные дни в счёт отпуска не идут.
• Неиспользованные дни за прошлый год попали в график, а не потерялись.
• Пересечения посчитаны в новом чате и проверены глазами по календарю.
• В графике нет строк без дат.
• Мнение профсоюза запрошено до подписи, график утверждён не позднее 17 декабря.
• Запущены сроки: уведомление за две недели, отпускные за три дня.

Если у вас сменный график, а не пятидневка, начните с разбора как составить график смен без дыр - там та же история с непрерывностью, только по неделям. Дальше по кадровому циклу пригодится табель учёта рабочего времени: отпуска из графика попадают в него кодом ОТ. А чтобы уверенно собирать такие таблицы словами, а не формулами, заберите бесплатный гайд «Эксель без формул». График утверждён - дальше считаем деньги: подробный разбор. Как принять совместителя с нуля и поставить его отпуск по чужим датам - подробный разбор.

До какого числа нужно утвердить график отпусков на 2027 год?

Не позднее 17 декабря 2026 года: часть первая статьи 123 требует утвердить график не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Мнение профсоюза, если он есть, запрашивают до подписи.

Обязательна ли форма Т-7?

Нет, с 2013 года унифицированная форма не обязательна и компания вправе утвердить свою. Состав данных остаётся прежним: подразделение, должность, фамилия, количество дней и запланированная дата начала каждой части.

Можно ли написать «даты уточним позже»?

Нет. График обязателен и для работодателя, и для работника, поэтому даты должны стоять в документе. Перенести отпуск потом можно - заявлением, с отметкой об изменении в самом графике.

Входят ли январские праздники в дни отпуска?

Нет, нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не включаются и отпуск на них продлевается. Две недели, начатые 1 января, закончатся 22 января, а не 14-го.

Можно ли доверить нейросети весь график целиком?

Нет. Справку по нормам она даёт верную, чужой документ проверяет хорошо, но собственную таблицу составляет с пересечениями и подменяет причины переноса выдуманными. Черновик - её, календарь и подпись - ваши.