Табель за месяц - за 20 минут. Но сетку дней проверяйте сами

Кто обязан вести табель и по какой форме в 2026 году

Обязанность идёт не от формы, а от Трудового кодекса: часть 4 статьи 91 требует от работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Это касается и ООО с тремя сотрудниками, и ИП с одним продавцом. Нет учёта - нет доказательств, сколько человек работал, и любой спор о зарплате вы проигрываете заранее.

А вот форма свободная. Привычные Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 перестали быть обязательными с 1 января 2013 года: по статье 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» форму первичного документа утверждает руководитель организации. Поэтому вы вправе вести свою таблицу в Экселе - главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты: название организации, название документа, дата составления, отчётный период, содержание операции, величины (дни и часы), должности и подписи ответственных. Организации бюджетной сферы живут по другому правилу: у них форма 0504421 из приказа Минфина России № 52н от 30.03.2015.

Две цифры, которые стоит держать в голове. Хранить табель нужно пять лет - это статья 402 Перечня из приказа Росархива № 236 от 20.12.2019; если у людей вредные или опасные условия труда, срок вырастает до 50 лет. А за отсутствие учёта рабочего времени инспекция наказывает по части 1 статьи 5.27 КоАП: должностному лицу от 1 000 до 5 000 рублей, организации от 30 000 до 50 000, при повторном нарушении - до 20 000 и до 70 000 соответственно.

Какие коды ставить: обозначения, которые закрывают почти весь месяц

Коды - это язык табеля. Их два набора, буквенный и цифровой, оба из того же постановления Госкомстата № 1: в ячейку ставят либо букву, либо цифру, смешивать в одном документе не нужно. Девять кодов из двадцати с лишним закрывают девяносто процентов реальных месяцев, остальные вспоминаются раз в год. Отдельная графа в таблице - про часы: половина ошибок в табелях именно здесь, часы ставятся не во всякую клетку.

Три места, где путаются чаще всего. Первое: отпуск - это ОТ, а не В; выходные внутри отпуска остаются выходными, и за них отпускные не платят. Второе: выход в субботу - это РВ, а не Я, потому что по статье 153 Трудового кодекса такой день оплачивается не менее чем в двойном размере либо компенсируется другим днём отдыха. Третье: человек не пришёл и молчит - это НН, а не ПР. Прогул появляется в табеле только после того, как вы затребовали письменное объяснение и выдержали процедуру статьи 193; поставленный сразу ПР - готовое основание для суда, если дело дойдёт до увольнения.

Как собрать табель за месяц: шесть шагов

Шаги выстроены так, чтобы машина делала механическую часть, а вы - то, чего она не знает: календарь, приказы, суммы. Полчаса на подразделение из десяти человек.

1. Шаг 1. Выписать календарь месяца своими рукамиСколько в месяце календарных дней, какие числа выходные, какие праздничные, сколько рабочих дней и какая норма часов. Пять минут по производственному календарю. Это не формальность: в моём прогоне машина съехала именно здесь, и об этом ниже.
2. Шаг 2. Собрать карточку отклоненийЯвка - это фон, вам нужны только отклонения. По каждому человеку: кто был в отпуске и с какого по какое, кто болел, кто в командировке, кто выходил в выходной, кто задерживался сверх смены, кто не пришёл. Рядом - основание: номер приказа, номер листка нетрудоспособности. Кто на неполной ставке, тоже пишите: часы у него другие.
3. Шаг 3. Отдать карточку одним сообщениемЗапрос ниже. Он запрещает машине додумывать: чего не хватает - помечается как «уточнить», а не сочиняется. На выходе - сетка с кодами, итоги по дням и часам и список оснований, которые надо подшить.
4. Шаг 4. Проверить сетку дней глазамиПервым делом смотрите не на коды отклонений, а на выходные: совпадают ли числа с календарём из первого шага. Потом - на даты отпусков и больничных: те ли числа, что вы давали. Это две минуты и главная страховка всего документа.
5. Шаг 5. Пересчитать итоги на калькулятореСчитайте не «сколько написано в итоговой графе», а сколько получается по клеткам: дни явки и сумма часов. Отдельно проверьте людей на неполной ставке и тех, у кого были командировка или неявка: именно там итог обычно разъезжается с сеткой.
6. Шаг 6. Подписать и подшить основанияТабель подписывают ответственный за его ведение и руководитель подразделения, а к месяцу подшиваются приказы об отпусках, командировках, работе в выходной и сверхурочной работе. Без них отметки в сетке нечем подтвердить.

В ответ придёт сетка по числам, итоговые дни с часами и перечень «уточнить» - как правило, номера приказов и подписи. Проверьте в первую очередь колонки выходных и даты отклонений, а уже потом коды.

Второй частый случай - когда исходник не список отклонений, а график смен: сутки через трое, две по двенадцать, скользящие выходные. Тогда сначала попросите перевести график в сетку табеля, а отклонения наложите вторым сообщением. Как собрать сам график, чтобы в нём не было дыр и переработок, я разбирал отдельно - нейросеть для графика работы.

Ответ даёт две вещи: готовую сетку и список тех, у кого месяц не сходится с нормой. Второе важнее: при суммированном учёте переработку видно только по итогу месяца, а оплачивать её придётся по статье 152.

Живой прогон: 884 часа вместо 800

Проверял на гостевом ГигаЧате - без регистрации, без КВН, прямо в браузере. Взял вымышленный склад на шесть человек за сентябрь 2026 года: 30 календарных дней, 22 рабочих, норма 176 часов, праздников нет. Всё это я написал в запросе прямым текстом. Отклонения дал такие: у менеджера отпуск с 7 по 18, у слесаря больничный с 14 по 22, бухгалтер на половине ставки отработала месяц по четыре часа и вышла в субботу 5 сентября на инвентаризацию, водитель четыре дня был в командировке, кладовщик не явился 23 сентября и молчит, оператор дважды задержалась по приказу на два часа. Правильные итоги я посчитал заранее на калькуляторе: 111 дней и 800 часов.

Сетка пришла за полторы минуты, аккуратная, с обоснованием каждого кода. Вот что в ней оказалось, если сверять три величины: что стоит в клетках, что машина написала в итоговой графе и что получается на самом деле.

Ни у одного человека клетки не сошлись с итоговой графой. Сумма по итогам - 884 часа против моих 800: восемьдесят четыре часа, которые бухгалтерия оплатила бы как рабочие. Разберу по причинам, потому что каждая из них повторяется.

Календарь съехал на два дня. В сетке 3 и 4 сентября, четверг и пятница, помечены выходными, зато суббота 5 сентября стала рабочим днём, а понедельник 7 сентября - выходным. При этом в пояснении под таблицей машина сама написала правильно: «выходные - 5-6, 12-13, 19-20, 26-27». То есть знала и всё равно расставила иначе. Отсюда правило четвёртого шага: сначала колонка выходных, потом всё остальное.

Даты отклонений уехали на неделю. Отпуск менеджера я просил с 7 по 18 сентября - в таблице он стоит с 14 по 25. Больничный слесаря просил с 14 по 22 - в таблице с 15 по 25. В обосновании под сеткой опять написаны верные числа, «с 7 по 18» и «с 14 по 22». Клетки и пояснения жили отдельной жизнью.

Командировка попала в отработанные часы. Водителю зачли 22 дня и 176 часов, хотя четыре дня он был в командировке: в эти дни ставится код К без часов, а оплачивается средний заработок. Правильный итог - 18 дней и 144 часа, и именно столько стоит в клетках. Итоговую графу машина заполнила отдельно от них.

Часы в дни неявки. У кладовщика 23 сентября стоит «НН/8» - восемь часов в день, когда человека не было. В сумму они, к счастью, не попали, но в таком виде отдавать в бухгалтерию нельзя.

Работа в выходной осталась обычной явкой. Субботнюю инвентаризацию бухгалтера машина отметила как «Я/4» со звёздочкой и примечанием - и сама же написала, что «корректнее использовать код РВ». Написала и не поставила. А это разница в деньгах: РВ оплачивается минимум в двойном размере.

Сверхурочные затёрли явку. У оператора 15 и 16 сентября в клетках стоит только «С/2» - выходит, что в эти дни она отработала два часа вместо десяти. Итог при этом посчитан верно, 180 часов, но сетка говорит другое.

Что машина сделала правильно и без подсказок: поставила НН, а не прогул, и объяснила почему - со ссылкой на статью 193; развела больничный по календарным дням, а командировку по рабочим; выписала девять пунктов «что уточнить» - от номеров приказов до подписей и кода по ОКПО. Черновик получился рабочий. Но только черновик.

Почему запрос «составь табель» бесполезен

Перед основным прогоном я спросил ровно то, что спрашивают чаще всего: «составь табель учёта рабочего времени за сентябрь 2026 года». Без данных. Получил документ на пятерых сотрудников - Иванов, Петрова, Сидоров, Смирнова, Кузнецов, с должностями от стажёра до директора. Все фамилии, все должности и стажёрский отпуск с 17 по 25 число машина придумала.

Дальше интереснее. Дни недели над клетками подписаны верно, а выходные расставлены неправильно: 3 и 4 сентября выходные, 5 сентября рабочий. Норму месяца машина указала верно, 22 рабочих дня. А в итоговой графе у двоих стоит 23 дня - при том, что по клеткам у них 20 явок. Больничный обозначен кодом «БЛ», которого в табеле нет: в постановлении Госкомстата это Б. Часов в сетке нет вообще ни у кого, только буквы.

Потом я попросил ту же машину проверить этот табель глазами инспектора труда. Она отлично справилась с общим: перечислила, что придумала за меня, назвала правильный календарь сентября, объяснила, чем грозит начисление зарплаты по такому документу, и выписала недостающие реквизиты. И не заметила ни того, что её собственные выходные съехали, ни того, что 23 дня не бьются с двадцатью клетками, ни своего же несуществующего кода «БЛ». Проверять себя машина не умеет - на этом и держится весь остальной текст.

Обратная задача: проверить готовый табель перед бухгалтерией

Полезнее всего нейросеть не в сборке, а в вычитке. Табель принёс кто-то другой, вы его подписываете - и отвечаете за него. Я собрал документ с восемью заложенными ошибками: отпуск кодом В, больничный с часами, суббота как обычная явка, восемь часов в день у человека на половине ставки, спрятанная переработка, прогул в день невыхода, разъехавшийся итог и отсутствие подписей. Запрос был такой же, как ниже.

Из восьми пунктов машина отработала семь: нашла отпуск под кодом В, поймала дни болезни в отработанном времени, увидела субботу под обычной явкой, сосчитала, что человеку на половине ставки насчитали полную норму, вспомнила про ограничение статьи 99 - не больше четырёх часов переработки в течение двух дней подряд и 120 часов в год, - и объяснила, почему прогул в день невыхода ставить нельзя. Недостающие подписи тоже перечислила.

Провалился ровно один пункт - седьмой, пересчёт. Итог по отметкам того табеля - 982 часа против заявленных 990, расхождение восемь часов. Машина насчитала 934 и расхождение 56, потому что смешала два вопроса: часть строк посчитала «как записано», а одну - «как должно быть после исправления». Плюс три мелких промаха в правильных ответах: сказала, что часы в дни больничного «проставлены верно» (их там быть не должно), назвала для работы в выходной код РП вместо РВ (РП - это простой по вине работодателя), и заявила, что на половине ставки должно быть «11 дней вместо 22» - дней столько же, другие только часы.

Так что вычитка машиной берёт на себя смысловые дыры, которые глаз пропускает на тридцатой клетке. Арифметику итогов держите за собой.

• Календарь месяца выписан до чата: календарные дни, выходные числами, праздники, рабочие дни, норма часов.
• Карточка отклонений собрана по людям, у каждого отклонения есть даты «с» и «по».
• Рядом с отклонением записано основание: номер и дата приказа, номер листка нетрудоспособности.
• Отмечено, кто работает на неполной ставке и сколько у него часов в день.
• В готовой сетке первым делом проверена колонка выходных - против своего календаря.
• Даты отпусков и больничных в клетках совпадают с теми, что вы давали в запросе.
• В днях с кодами ОТ, Б, К, НН, В часов нет - только буква.
• Выход в выходной стоит под кодом РВ, а не Я; приказ и согласие работника оформлены.
• Сверхурочные не затёрли явку: в дне стоит и явка с часами смены, и переработка отдельно.
• В день невыхода без объяснений стоит НН, а не прогул.
• Итоги пересчитаны на калькуляторе по клеткам, а не переписаны из итоговой графы.
• Список «уточнить» прочитан целиком, добавки машины проверены или вычеркнуты.
• Табель подписан ответственным и руководителем подразделения, приказы подшиты к месяцу.

Табель начинается с графика: как собрать сменный график без дыр и скрытых переработок - нейросеть для графика работы. Ставки и оклады, из которых считается фонд оплаты труда, - в разборе штатного расписания по форме Т-3. Приказы, которыми подтверждаются отметки в табеле, - как составить приказ нейросетью. А если сетка живёт в Экселе и формулы пишутся мучительно, возьмите бесплатный гайд Эксель без формул: запросы к нейросети обычными словами. Отпуска из графика потом попадают в табель кодом ОТ подробный разбор. Исключаемые дни из табеля идут прямо в расчёт отпускных: подробный разбор. С чего начинается табель нового сотрудника - подробный разбор. Дни болезни идут в табель отдельным кодом - подробный разбор. Отсюда берутся фактически отработанные дни для расчёта пособия при сокращении подробный разбор. По документам на рейс и машину рядом лежит разбор: подробный разбор. Если человек не вышел на работу и не отвечает на звонки подробный разбор.

Обязательна ли форма Т-13 в 2026 году?

Нет. С 1 января 2013 года унифицированные формы не обязательны для коммерческих организаций: по статье 9 закона 402-ФЗ форму первичного документа утверждает руководитель. Вести учёт отработанного времени обязывает часть 4 статьи 91 Трудового кодекса, а форму вы вправе сделать свою - лишь бы в ней были обязательные реквизиты. Организации бюджетной сферы применяют не Т-13, а форму 0504421 из приказа Минфина № 52н от 30.03.2015.

Ставить ли часы в дни больничного, отпуска и командировки?

Нет. В клетке с кодом Б, ОТ или К стоит только буква: это дни, когда человек не работал, и в графу «отработано часов» они не попадают. Часы ставятся при явке (Я), работе в выходной (РВ), ночных часах (Н) и сверхурочных (С). Если в дне неявки стоят 8 часов, бухгалтерия оплатит их как рабочие - и это прямая переплата.

Каким кодом отметить работу в субботу?

Кодом РВ (цифровой 03), а не Я. Обычная явка и работа в выходной оплачиваются по-разному: по статье 153 Трудового кодекса выходной оплачивается не менее чем в двойном размере либо в одинарном с другим днём отдыха. Само привлечение оформляется приказом и письменным согласием работника по статье 113.

Что ставить, если работник не пришёл и не объяснил причину?

Код НН (30) - неявка по невыясненным причинам. Прогул ПР (24) ставится только после того, как вы затребовали письменное объяснение и выдержали процедуру статьи 193 Трудового кодекса. Поставить ПР в тот же день - подарить работнику готовое основание для спора о незаконном увольнении.

Что означают коды Т, Г и НВ в табеле?

Т (20) - временная нетрудоспособность без назначения пособия. Г (23) - невыход на время исполнения государственных или общественных обязанностей, например присяжного или донора крови. НВ (28) - дополнительные выходные дни без оплаты. Все буквенные и цифровые обозначения приведены в постановлении Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

Сколько лет хранить табель и что грозит, если его нет?

Пять лет - по статье 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Если у людей вредные или опасные условия труда, срок вырастает до 50 лет (для дел, законченных после 1 января 2003 года) или 75 лет для более старых. За отсутствие учёта рабочего времени грозит часть 1 статьи 5.27 КоАП: должностному лицу от 1 000 до 5 000 рублей, организации от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении - до 20 000 и до 70 000 рублей.