Прибыль есть, а зарплату платить нечем: кассовый разрыв на цифрах

Если разрыв уже случился, в первую неделю делаете четыре вещи: выписываете все платежи на 30 дней вперёд и делите на «нельзя двигать» (зарплата, налоги) и «можно договориться» (аренда, поставщики, лизинг, свой вывод); звоните клиентам с закрытыми актами и просите оплатить раньше срока; замораживаете закупки под заказы, по которым предоплата ещё не пришла; и только потом смотрите на овердрафт. В восьми случаях из десяти причина - отсрочка клиентов плюс закупка до денег, а не убыток.

Что такое кассовый разрыв простыми словами и чем он отличается от убытка

Прибыль и деньги на счёте - две разные величины, и путают их не от глупости, а потому что в спокойные месяцы они совпадают. Прибыль считается по актам: выполнили работу на 620 000, потратили на неё 210 000 материалов и часть зарплаты - заработали. Деньги считаются по датам: акт подписали 12 августа, а по договору клиент платит через 30 дней. Все эти 30 дней прибыль в отчёте есть, а денег нет.

Убыток - другая история: расходы за период больше выручки по закрытым актам, и когда все клиенты заплатят, дыра останется. Разрыв закрывается сам, когда приходят деньги по актам. Проверка простая: сложите все закрытые акты за квартал и вычтите все расходы, кроме переводов себе. Плюс - у вас разрыв. Минус - убыток, и лечить его надо ценами и себестоимостью, а не отсрочками. Про вторую половину этой проверки я писал в разборе про точку безубыточности.

Ниже весь разбор идёт на одном примере. Мастерская корпусной мебели для кафе и офисов, четыре человека, постоянные платежи около 375 000 в месяц: аренда цеха 65 000 первого числа, зарплата 110 000 пятого и 90 000 двадцатого, лизинг станка 38 000 пятнадцатого, взносы 60 000 двадцать восьмого, реклама 12 000. Пример вымышленный, но собран из типичной выписки, а все числа в нём считала таблица, а не нейросеть.

Почему разрыв возникает, когда дело прибыльное: четыре причины от частой к редкой

1. Деньги лежат у клиентов в отсрочке. Кофейня приняла работу 25 июля и по договору платит через 45 дней, офис принял 12 августа и платит через 30. На 20 августа у мастерской 458 000 закрытых актов, по которым ни рубля ещё не пришло. Проверка: выпишите все подписанные акты, по которым нет денег, и сложите. Если сумма больше месячных постоянных платежей, разрыв - вопрос времени. Починка: в новых договорах отсрочка не больше 15 дней или предоплата от 60 %, а по старым - звонок с просьбой оплатить раньше, об этом ниже.

2. Закупили до того, как пришла предоплата. 18 августа подписали договор с сетью кофеен, сеть платит 30 % «в течение десяти дней». 20 августа у поставщика скидка, и материалы на 270 000 купили за девять дней до предоплаты в 216 000. Проверка: у каждой закупки под заказ спросите, пришли ли деньги этого заказа. Починка: правило «сначала предоплата на счёте, потом заказ поставщику», без исключений на скидки. В примере одна эта закупка углубила разрыв с минус 132 000 до минус 402 000.

3. Крупные платежи стоят в одни и те же даты. Пятого числа зарплата, и в тот же день привычно платят поставщику за материалы. Двадцать восьмого налоги и взносы одним платежом. Проверка: посмотрите, в какие три дня месяца уходит больше всего денег и что приходит за неделю до них. Починка: договориться с поставщиком об оплате после прихода денег клиента, а не в день зарплаты; аренду при необходимости сдвинуть письмом на десятое.

4. Вывод денег себе «по ощущению». Тридцатого июля и тридцатого августа владелец перевёл себе по 60 000, глядя на остаток, а не на платежи ближайших двух недель. Это не расход бизнеса и на прибыль не влияет, но со счёта деньги ушли. Проверка: сравните дату перевода себе с датой ближайшей зарплаты. Починка: выводить после того, как пришли остатки по актам и оплачена зарплата пятого, а не до.

Есть и пятая причина, которая пугает сильнее всего: рост. Чем больше заказов с предоплатой 30 % и отсрочкой 45 дней, тем больше денег заморожено в работе. Прибыльная мастерская может «расти в разрыв» полгода, пока владелец не поймёт, что финансирует сети кофеен из зарплаты сборщиков.

Как увидеть разрыв заранее: остаток по дням на выписке за три месяца

Единственный надёжный способ - посчитать остаток после каждой операции, включая будущие: ожидаемые оплаты ставятся в тот день, когда они реально придут по договору, а не когда подписан акт. Так выглядела выписка мастерской с остатком 420 000 на первое июля:

Разрыв длился 32 дня, с 10 августа по 10 сентября, дно - минус 402 000 на 20 августа. При этом прибыль по закрытым актам за квартал положительная: 2 075 000 выручки против 1 965 000 расходов, плюс 110 000. Если бы кофейня и офис платили в день акта, остаток ни разу не опустился бы ниже 56 000: разрыва не было бы вовсе. Вот и весь диагноз: 458 000 в отсрочке плюс закупка до предоплаты.

Такую таблицу считает Excel или Google Таблицы за десять минут: колонки «дата, приход, расход, назначение» и формула остатка, которая тянется вниз. Если формулы не ваша сильная сторона, в разборе про Excel с нейросетью есть готовые запросы, а в бесплатном гайде «Эксель без формул» - как просить таблицу словами. Нейросети в этой части работы места нет, и сейчас покажу почему.

Что сказала нейросеть про ту же выписку: честный прогон

Я отдал эту выписку, все 43 строки, гостевому ГигаЧату с просьбой посчитать остаток после каждой операции, найти разрыв, объяснить причины, сказать, прибыль это или убыток, и предложить пять действий. Ответ пришёл за 38 секунд, и таблицу остатков модель построила без единой ошибки: все 43 строки сошлись с моей. А дальше началось интересное.

Потом я попросил её проверить саму себя: пересчитать остаток на 20 августа и сказать, как учтены переводы владельцу и предоплаты. Самопроверка сделала хуже: верные минус 402 000 модель «исправила» на минус 536 000, подставив в качестве утреннего остатка число с 30 августа, и объявила это новым дном. Зато выручку по актам во второй раз собрала правильно, 1 355 000 по трём закрытым заказам, и честно написала, что предоплаты выручкой не считала.

Третий запрос я задал в свежем чате и иначе: остатки по дням уже посчитаны, вот они, вот постоянные платежи, вот акты в отсрочке, считать ничего не надо, назови причины и предложи действия с эффектом в рублях. Ответ за 13 секунд - и совсем другого качества. Главная причина названа верно: отсрочка 30-45 дней при постоянных платежах 375 000. Вторая тоже: закупка под сеть до её предоплаты. Действия конкретные: разбить остаток сети 504 000 на две части и договориться об этом сейчас, сдвинуть аренду письмом на десять дней, закупать только после прихода предоплаты. И один пункт выдуман целиком: модель решила, что раз остаток с июля по август упал, значит «зависли оплаты от июньских объектов», и посоветовала их собрать. В данных таких долгов нет, падение остатка - это зарплаты и материалы. В разделе «что не делать» довод про кредит и увольнения здравый, а про скидки арифметика поплыла: «чтобы закрыть дыру 200 000 скидкой 10 %, надо продать на 2 миллиона». На самом деле скидка 10 % за раннюю оплату двух актов на 458 000 стоила бы 45 800, и это как раз тот случай, когда её стоит хотя бы посчитать.

Вывод для работы: остаток по дням считает таблица, нейросеть получает готовые числа и делает то, что умеет, - объясняет, ранжирует и пишет письма. И каждый её совет с суммой вы сверяете со своей выпиской, потому что «зависшие долги» она нашла там, где их не было.

Что делать, если кассовый разрыв уже возник: пять действий по порядку

Действие 1. Разложить платежи на 30 дней по приоритету. Первыми стоят зарплата и налоги. Зарплату по статье 136 Трудового кодекса платят не реже чем каждые полмесяца, а за каждый день задержки статья 236 начисляет компенсацию от 1/150 ключевой ставки, и это помимо штрафов и разговора с сотрудниками. Налоги и взносы по единому налоговому платежу уходят 28-го числа, дальше пени. Вторая группа - то, что двигается разговором: аренда, поставщики, лизинг, реклама. Третья - ваш перевод себе, который в разрыв не делается вообще.

В ответ придёт список из трёх групп и даты, где не хватает. Проверьте, что в первую группу модель не записала аренду или поставщика: она любит называть «обязательным» всё подряд. И сверьте суммы с вашей таблицей - складывать длинные списки ей нельзя доверять.

Действие 2. Собрать закрытые акты раньше срока. У мастерской из примера 458 000 лежали у двух клиентов, и обоим можно было позвонить 10 августа, а не ждать 8 и 11 сентября. Многие бухгалтерии платят раньше, если счёт лежит и есть человеческая просьба. Формулировки для таких звонков и писем я собрал в разборе как напомнить клиенту об оплате, а под разрыв нужен ещё один вариант - просьба оплатить до срока.

Придут два текста. Уберите из них любые обещания скидок и «спецусловий», если вы их не планировали: модель охотно дописывает бонусы за раннюю оплату от себя.

Действие 3. Сдвинуть то, что двигается. Поставщику - письмо с просьбой оплатить материалы после прихода денег клиента, с конкретной датой. Арендодателю - просьба перенести платёж на десятое одним письмом, как правило, соглашаются на раз, если это впервые. Лизинговой компании - вопрос про перенос одного платежа в конец графика, у многих есть такая опция. В примере аренда и лизинг - это 103 000 в месяц, и каждый из них двигается одним письмом.

Действие 4. Заморозить закупки под неполученные деньги. Всё, что ещё не куплено под заказы без предоплаты, ждёт. Если материалы уже куплены заранее и лежат, спросите поставщика о возврате части или продайте излишки коллегам по цеху. В примере закупка на 270 000 до предоплаты сделала разрыв втрое глубже.

Действие 5. Короткие деньги, и только после первых четырёх. Овердрафт по расчётному счёту закрывает разрыв на дни и стоит только за дни использования, банк даёт его под обороты. Факторинг - когда банк или фактор платит вам по акту сразу, а с клиента получает через 45 дней; работает под отсрочки крупных клиентов и стоит процент от суммы. Кредит на год под разрыв - плохая идея: он добавляет постоянный платёж, то есть делает следующий разрыв ближе. И последнее по списку, но не по смыслу - вернуть на счёт то, что вывели себе в июле и августе.

Как не допустить разрыв снова: правила на один лист

Разрыв не повторяется у тех, кто держит перед глазами остаток по дням на 30-45 дней вперёд и завёл четыре правила. Первое - подушка в размере месячных постоянных платежей, для мастерской это 375 000; пока её нет, вывод себе ограничен. Второе - закупка под заказ только после того, как его предоплата пришла на счёт, скидка поставщика исключением не считается. Третье - предоплата от 50 % и отсрочка не больше 15 дней в новых договорах, а если крупный клиент настаивает на 45 днях, его отсрочку нужно чем-то закрывать: факторингом или ценой. Четвёртое - вывод себе после зарплаты пятого числа и после прихода остатков по актам, а не по остатку на экране.

Здесь нейросеть полезна как раз тем, что она хорошо делает: по вашим числам проговаривает правила и объясняет, где вы их нарушите первым делом.

Придёт лист из четырёх строк с числами. Проверьте подушку: она должна равняться сумме постоянных платежей, которую вы сами назвали, а не «трём месяцам расходов» из общих советов. И посмотрите, откуда взялся процент предоплаты: если модель не объяснила его вашими числами, это цифра с потолка.

Остаток по дням в таблице плюс эти четыре правила закрывают тему для мастерской на четыре человека. Если дело больше, а платежей десятки в неделю, тот же остаток должен считаться сам из выписки банка. Как разложить управленческий отчёт и куда уходят деньги в целом, я разбирал в статье про финансы бизнеса с нейросетью, а если денег не хватает даже без отсрочек, начинать надо с себестоимости.

Как читать управленческий отчёт и куда утекают деньги - финансы бизнеса с нейросетью. Если разрыв повторяется каждый месяц, проверьте точку безубыточности и себестоимость. Готовые фразы для звонка должнику - как напомнить об оплате. Таблицу остатка без формул поможет собрать бесплатный гайд «Эксель без формул».

Что такое кассовый разрыв простыми словами?

Это день, когда платить надо, а денег на счёте нет, хотя дело прибыльное. Деньги уже заработаны, но лежат у клиентов в отсрочке или в материалах на складе, а зарплата, аренда и налоги ждать не могут.

Чем кассовый разрыв отличается от убытка?

Убыток - это когда расходы за период больше выручки по закрытым актам, и никакие отсрочки его не закроют. Разрыв - когда прибыль по актам есть, а деньги придут позже платежей. В примере из статьи прибыль за квартал 110 000, а на счёте 20 августа минус 402 000: это разрыв, а не убыток.

Как посчитать кассовый разрыв?

Выписать все приходы и уходы по датам на месяц вперёд, включая ожидаемые оплаты по актам в день, когда они реально придут, и посчитать остаток после каждой операции. Первая отрицательная строка - начало разрыва, самая глубокая - его размер. Считает таблица, нейросеть только объясняет причины и предлагает действия.

Чем покрыть кассовый разрыв?

Сначала своими рычагами: попросить клиентов оплатить закрытые акты раньше срока, сдвинуть платежи поставщикам и аренду, отложить закупки под неполученные предоплаты, вернуть выведенные себе деньги. Потом короткие заёмные: овердрафт по счёту или факторинг под отсрочку. Кредит на год - последний вариант, потому что добавляет постоянный платёж.

Что значит временный кассовый разрыв?

Разрыв, у которого известна дата закрытия: деньги по актам придут, и остаток снова станет положительным. В примере он длился 32 дня и закрылся оплатами двух клиентов. Если разрыв повторяется каждый месяц, он уже не временный: постоянные платежи выше того, что бизнес успевает получить деньгами.