ABC-анализ за вечер: 13 позиций из 30 приносят 80 % денег, а полка забита всеми

Что такое ABC-анализ и что он даёт владельцу

ABC-анализ - это сортировка списка по вкладу в деньги. Берёте все позиции, считаете выручку каждой за период, сортируете по убыванию и смотрите, на какой строке накопилось 80 % всей выручки. Всё до этой строки - группа A. Следующие позиции до 95 % - группа B. Остаток - группа C. То же самое можно сделать по прибыли, по количеству проданных штук, по клиентам или по поставщикам.

Идея старая: малая часть списка даёт большую часть результата. В примере ниже это выглядит так: 13 позиций из 30 дали 2 267 000 из 2 837 000 рублей квартальной выручки. Оставшиеся 17 позиций, больше половины списка, приносят пятую часть денег.

Владельцу это даёт три решения. Группу A нельзя допускать до пустой полки: один день без премиум-корма стоит дороже, чем месяц без клеток. Группу B держат в наличии, но закупают меньшими партиями. По группе C принимают решение поштучно, и вот здесь метод чаще всего ломают: снимают с полки всё подряд, а потом удивляются, что ушли и покупатели группы A.

Как сделать ABC-анализ по шагам

Пример - вымышленный зоомагазин в спальном районе: 30 товарных групп, выручка по месяцам за июнь, июль и август и закупочная стоимость проданного за квартал. Цифры придуманы, но расчёт по ним настоящий: сначала я посчитал ответ сам в таблице, потом отдал ту же выгрузку нейросети и сравнил.

1. Шаг 1. Выгрузить продажи за кварталИз кассы, учётной программы или тетради. Нужны четыре колонки: позиция, выручка по месяцам, закупочная стоимость проданного. Группировать по товарным группам, а не по артикулам: 30 строк "корм для кошек премиум" читаются, 300 строк "корм для кошек премиум, курица, 400 г" - нет. Если закупки нет под рукой, начните с выручки, а закупку добавьте на шаге 4.
2. Шаг 2. Отсортировать и посчитать накопленную долюВ Excel или Google Таблицах: колонка с выручкой за квартал, сортировка по убыванию, рядом формула накопленной доли. Для строки 2 при данных в столбце B со строки 2 по 31 формула такая: =СУММ($B$2:B2)/СУММ($B$2:$B$31). Протянуть вниз. В последней строке должно получиться ровно 100 %.
3. Шаг 3. Поставить границы группРядом формула: =ЕСЛИ(C2<=0,8;"A";ЕСЛИ(C2<=0,95;"B";"C")). Границы 80 и 95 общепринятые; сдвинуть их можно, менять от квартала к кварталу нельзя, иначе группы не сравнить. Если таблицу собирать лень, отдайте выгрузку нейросети: запрос ниже, прогон в ГигаЧате разобран в отдельном разделе.
   Скопировать У меня [магазин / услуга], [сколько] позиций. Ниже выручка по месяцам за [квартал] и закупочная стоимость проданного за период. Сделай ABC-анализ по выручке: отсортируй по убыванию, посчитай долю каждой позиции и накопленную долю. Группа A - до 80 % накопленной выручки, B - до 95 %, C - остальное. Выведи таблицу: позиция, выручка за период, доля, накопленная доля, группа. Отдельной строкой - сколько позиций и сколько рублей в каждой группе. Всё, чего нет в таблице, помечай [догадка]. [вставьте строки: позиция | месяц 1 | месяц 2 | месяц 3 | закупка за период]
   В ответ придёт таблица с группами. Проверить три вещи: общую сумму выручки, накопленную долю у последней позиции группы A и то, что накопленная доля растёт строка за строкой и заканчивается на 100 %.
4. Шаг 4. Пересчитать по прибылиВыручка минус закупка по каждой позиции, и та же сортировка с теми же границами. Этот шаг пропускают чаще всего, и зря: позиция с большой выручкой и наценкой 18 % кормит магазин хуже, чем позиция с маленькой выручкой и наценкой 60 %. Позиции, у которых группа по прибыли отличается от группы по выручке, и есть главная находка анализа.
5. Шаг 5. Добавить XYZКоэффициент вариации по месяцам: стандартное отклонение делить на среднее. В Таблицах: =СТАНДОТКЛОН.Г(D2:F2)/СРЗНАЧ(D2:F2). X - меньше 10 %, продаётся ровно; Y - от 10 до 25 %; Z - больше 25 %, скачет. Запрос к нейросети на шаги 4 и 5 вместе:
   Скопировать По той же таблице сделай два расчёта. 1) ABC по прибыли: прибыль = выручка минус закупка. Те же границы 80 и 95 %. Назови позиции, у которых группа по прибыли отличается от группы по выручке, и объясни на цифрах, почему. 2) XYZ по стабильности: коэффициент вариации = стандартное отклонение по трём месяцам делить на среднее. X - меньше 10 %, Y - от 10 до 25 %, Z - больше 25 %. Сведи в одну таблицу: позиция, группа по выручке, группа по прибыли, XYZ. В конце - список позиций A по выручке с Z по стабильности: их нельзя закупать ровными партиями. Всё, чего нет в таблице, помечай [догадка].
   В ответ придёт таблица с тремя буквами на позицию. Проверить: коэффициент вариации у позиции с одинаковыми продажами по месяцам должен быть 0 %, у позиции с продажами только в одном месяце - больше 100 %.
6. Шаг 6. Решить по каждой группеПо позициям, буквы сами по себе ничего не решают. Группа A: контроль остатка раз в неделю, страховой запас, отдельный разговор с поставщиком о цене. Группа B: наличие держать, партии уменьшить. Группа C: смотреть роль каждой позиции, запрос в шаге про группу C ниже.

Что показал пример на 30 позициях

Общая выручка зоомагазина за квартал - 2 837 000 рублей, прибыль после закупки - 963 000. Группа A по выручке - 13 позиций и 79,9 % денег: премиум-корма для собак и кошек, наполнитель, паучи, корма эконом, консервы, капли от блох, лечебный корм, лакомства, пелёнки, амуниция. Группа B - 9 позиций и 14,6 %. Группа C - 8 позиций и 5,5 %: миски, клетки, совки, средства от запаха, переноски, пакеты для уборки, одежда для собак и новинка, слинг-переноска.

Пересчёт по прибыли поменял группу у пяти позиций. Витамины и добавки: 66 000 выручки и группа B, но наценка 60 % и 40 000 прибыли - группа A. Игрушки для собак и для кошек: по выручке B, по прибыли A, потому что закуплены почти по половине цены. Миски и пакеты для уборки: по выручке C, по прибыли B. Для сравнения, премиум-корм для собак: 465 000 выручки, первая строка списка, и 84 000 прибыли, потому что наценка 18 % - рядом сетевой магазин, и выше цену не поднять. Он остаётся в A, но кормит магазин вдвое хуже, чем выглядит.

XYZ добавил третье измерение. Капли от блох - группа A, но продажи 60 000, 35 000 и 15 000 по месяцам: это сезон, закупать их ровными партиями в сентябре - значит заморозить деньги до апреля. Лежанки: 20 000 в июне и по 6-8 тысяч потом, вот откуда просьба продавцов "ещё лежанок" - они помнят июнь. Клетки - одна продажа на 25 000 за квартал. Всё остальное продаётся ровно, буква X.

Что показал прогон: нейросеть сломалась на первой сумме

Ту же таблицу на 30 строк я отдал гостевому ГигаЧату без регистрации запросами из шагов 3 и 5, а потом попросил проверить себя. Ответ известен заранее: таблица посчитана в Google Таблицах до того, как модель увидела данные.

Первая строка ответа: "Общая выручка: 963 000 руб.". Настоящая выручка 2 837 000, а 963 000 - это прибыль, выручка минус закупка. Модель сложила не ту колонку, и дальше всё поехало: доля премиум-корма для собак 48 % вместо 16 %, накопленная доля дошла до 294 % вместо 100, в группе A оказалось две позиции вместо тринадцати, в C двадцать две вместо восьми. По прибыли она насчитала 229 000 вместо 963 000, а каплям от блох приписала минус 4 000 рублей при закупке 66 000 и выручке 110 000. Список позиций, сменивших группу, получился случайным: лакомства "из C в B", капли "проблемная позиция, съедают всю валовую прибыль".

Самопроверка в том же чате вышла хуже первого ответа. На просьбу пересчитать выручку модель написала "963 000, подтверждено", закупку сложила в 1 852 400 вместо 1 874 000 и сделала вывод о валовом убытке 889 400 рублей у магазина, который заработал 963 000. Последней позицией группы A назвала премиум-корм для кошек с накопленной долей 85,98 % при пороге 80 %, который сама же применяла.

Что получилось хорошо. XYZ посчитан верно по всем 30 строкам: капли 45 %, лежанки 45 %, переноски 40 %, пакеты 0 %, для клеток и слинга модель написала "разовая продажа" и "новинка" вместо цифры. Одна неточность: одежда для собак с вариацией 29 % попала в Y, хотя по её же порогу это Z. Про группу C модель сказала правильное: пакеты и витамины оставить, слинг не дозаказывать до сентября, одежду смотреть по осени. В том же ответе она предложила снять лежанки "прямо сейчас", убрать кондиционеры для аквариумов и оставить один шампунь, потому что "владельцы моют собак человеческим шампунем". Этого в таблице нет, и пометки [догадка] тоже нет.

Свежий чат с готовыми группами дал план, который можно брать в работу: сократить закупку капель до августовского уровня и не морозить деньги до весны, витамины перенести к кассе, миски и пакеты не трогать, слинг поставить на уровень глаз и смотреть октябрь. Отдельно модель объяснила, почему нельзя давать скидки на премиум-корма при наценке 18 %: минус 600 рублей с мешка за 6 000. Цены мешка в таблице не было, модель взяла её без пометки. Вывод тот же, что в прогоне про кассовый разрыв: считать таблицу нейросети нельзя, толковать посчитанное можно.

Что делать с группой C, чтобы не убить группу A

Восемь позиций группы C - это 5,5 % выручки. Снять их все и освободить полку хочется первым делом, и это самый дорогой из возможных ходов. Каждую позицию из C нужно спросить о её роли, и ответы у восьми позиций разные.

Пакеты для уборки за собакой: 6 000 в месяц ровно, коэффициент вариации 0 %, по прибыли группа B, покупают вместе с кормом. Это сопутствующий товар, который ходит за группой A; уберёте - собачник купит пакеты в сетевом магазине и корм заодно. Одежда для собак: 3 000 в месяц летом, впереди осень; решать по ней в августе - то же, что судить о продажах ёлок в мае. Слинг-переноска: на полке один месяц, 9 000 за август, данных для решения ещё нет. Клетки: одна продажа на 25 000, наценка 30 %, деньги лежат в товаре месяцами; вот здесь вопрос к позиции честный - либо под заказ, либо убрать. Пластиковые переноски: 12 000 в июне и по 4-5 тысяч потом - второй кандидат на "под заказ".

Так из восьми позиций C кандидатов на вывод оказалось две, и ещё две ждут решения через квартал. Запрос, который делает эту работу с нейросетью, но в свежем чате и с уже готовыми группами, чтобы модель не пересчитывала таблицу заново:

В ответ придёт план по группам. Проверить: каждое действие привязано к позиции из вашего списка, а не к "оптимизации ассортимента"; у сопутствующих и сезонных позиций стоит "оставить", у эффекта есть цифра или срок.

Памятка: ABC-анализ за один вечер

• Выгрузка за квартал по товарным группам, не по артикулам: 20-50 строк.
• Четыре колонки: позиция, выручка по месяцам, закупка проданного.
• Сортировка по убыванию, накопленная доля растёт и заканчивается на 100 %.
• Границы 80 и 95 %, одни и те же каждый квартал.
• Второй расчёт по прибыли; позиции, сменившие группу, выписаны отдельно.
• XYZ по коэффициенту вариации; позиции A с буквой Z закупаются под сезон.
• Группа C разобрана поштучно: сопутствующие, сезонные, новинки, разовые.
• Итоги нейросети сверены с итогами таблицы до рубля.
• План: по два действия на группу, каждое с позицией и цифрой.

Остатки и заявки поставщику из той же выгрузки - в разборе ИИ на складе: акт расхождения, заявка поставщику, памятка кладовщику. Формулы для таблицы словами, без синтаксиса - в статье ИИ для Excel: формулы словами, разбор таблиц и выгрузки. ABC по клиентам продолжается разбором как вернуть клиентов, которые купили один раз и пропали, а по источникам заявок - сквозной аналитикой: какая реклама приносит клиентов. Бесплатный гайд Эксель без формул: запросы к нейросети словами - если таблица нужна, а формулы писать не хочется. Что предложить клиентам группы A, чтобы они не ушли к соседу, - разбор программы лояльности: подробный разбор.

Что такое ABC-анализ простыми словами?

Это сортировка товаров, клиентов или поставщиков по вкладу в выручку или прибыль. Список сортируют по убыванию, считают накопленную долю и делят на три группы: A дают первые 80 % денег, B следующие 15 %, C последние 5 %. В примере зоомагазина 13 позиций из 30 дали 79,9 % выручки за квартал, а 8 позиций группы C вместе 5,5 %.

Чем ABC-анализ отличается от XYZ и зачем их совмещать?

ABC отвечает на вопрос, сколько позиция приносит, XYZ - насколько ровно она продаётся из месяца в месяц. XYZ считают по коэффициенту вариации: X меньше 10 %, Y от 10 до 25 %, Z больше 25 %. Вместе они показывают, что позиция группы A может быть сезонной Z, как капли от блох, и закупать её ровными партиями нельзя.

Какие пороги брать для групп: 80, 95 или другие?

Классика: A до 80 % накопленной доли, B до 95 %, C остальное. Пороги - договорённость: если у вас 300 позиций и в группу A попало 120, поднимите планку до 70 % или считайте внутри категорий отдельно. Главное, чтобы пороги не менялись от квартала к кварталу, иначе группы нельзя сравнивать.

Можно ли сделать ABC-анализ клиентов, а не товаров?

Да, шаги те же: список клиентов, сумма их покупок за период, сортировка, накопленная доля. Группа A - те, чей уход заметен сразу, их обслуживают лично. Группа C - разовые покупатели, на них не тратят время менеджера, но и не выбрасывают: часть из них поднимается в B после одного напоминания.

За какой период брать данные?

Минимум квартал, лучше год по месяцам. За месяц группы скачут: в примере капли от блох в июне дали 60 000, в августе 15 000, и по одному месяцу они попадают то в A, то в C. Для XYZ нужно не меньше трёх точек, а если сезонность годовая - двенадцать.

Что делать с группой C: убирать?

Не всю. Сначала пересчитать по прибыли и посмотреть на роль позиции: сопутствующий товар, сезонный, новинка первого месяца или разовая крупная продажа остаются. Убирают то, что попало в C и по выручке, и по прибыли, продаётся ровно плохо и ничего не тянет за собой. В примере из восьми позиций C кандидатов на вывод оказалось две.